Aviz, custodie și contul 418 în Business Central: ghid practic

Căutările de tipul „business central romania custodie aviz de custodie 418 708” sau „listă custodie business central” vin aproape mereu de la contabili și consultanți care au o problemă concretă: marfa a plecat din depozit, dar factura nu s-a emis încă. Sau marfa stă la un client fără să fie vândută. Sau clientul și-a lăsat bunurile la noi. În toate trei cazurile trebuie să știi ce notă contabilă faci, ce document emiți și cum le modelezi în Business Central astfel încât stocul, TVA-ul și balanța să spună același lucru.

Mai jos găsiți toate trei scenariile: temei legal, note contabile, exemplu la TVA 21% și configurarea în Business Central, inclusiv ce nu face standardul.

Trei situații diferite pe care oamenii le numesc toate „aviz de custodie”

„Aviz de custodie” nu este un formular separat în legislație. Documentul este avizul de însoțire a mărfii (cod 14-3-6A) din OMFP nr. 2634/2015, pe care se trece motivul pentru care nu s-a emis factura. Sub această denumire se ascund de fapt trei operațiuni care se contabilizează complet diferit:

Amestecul lor duce fie la venit pentru marfă care încă vă aparține, fie la bunuri străine ținute în bilanț.

Ce spune legislația (pe scurt și verificat)

Avizul de însoțire a mărfii. Conform normelor din anexa 2 la OMFP 2634/2015, avizul servește ca document de însoțire pe timpul transportului, ca document care stă la baza întocmirii facturii și ca dispoziție de transfer între gestiunile aceleiași entități. Îl întocmesc entitățile care nu pot emite factura la momentul livrării, precum și în alte situații stabilite prin procedurile proprii. Pentru bunuri trimise la prelucrare se trece mențiunea „Pentru prelucrare la terți”. În celelalte situații se trece cauza pentru care s-a întocmit avizul și nu factura. De aici vin mențiunile practice de tipul „marfă trimisă în custodie” sau „în consignație”.

Contul 418. OMFP 1802/2014 (pct. 310 alin. 3) cere ca creanțele față de clienți pentru care, până la finele lunii, nu s-au întocmit facturi să fie evidențiate distinct în contul 418 „Clienți – facturi de întocmit”, pe baza documentelor care atestă livrarea. Funcțiunea contului arată că 418 se debitează în corespondență cu conturile 701–708 și cu 4428 „TVA neexigibilă”. Contul se creditează la întocmirea facturii, prin 411.

Ieșirea din gestiune. Tot OMFP 1802/2014 (pct. 284) spune că bunurile livrate, dar nefacturate, se înregistrează ca ieșiri din gestiune atât în depozit, cât și în contabilitate. Bunurile primite în custodie, spre prelucrare sau în consignație se recepționează distinct, iar valoarea lor se ține în conturi în afara bilanțului.

TVA. Codul fiscal spune la art. 281 alin. (1) că faptul generator intervine la data livrării bunurilor. Art. 282 alin. (1) stabilește că exigibilitatea intervine la data faptului generator. Art. 319 alin. (16) permite emiterea facturii cel târziu până în a 15-a zi a lunii următoare celei în care a avut loc faptul generator. Pentru consignație, art. 281 alin. (2) prevede că livrarea de la consignant la consignatar are loc la data la care consignatarul livrează bunurile clienților săi.

Cota de TVA. De la 1 august 2025, cota standard este 21% (Legea nr. 141/2025, care a înlocuit cota de 19%). Exemplele de mai jos folosesc 21%. Pentru livrările anterioare acestei date se aplica 19%.

Scenariul A: livrare pe aviz, factură emisă ulterior (418 / 4428)

De ce „418 708”? Alegerea contului de venit

Mulți caută „418 708” pentru că au văzut nota „418 = 708” și nu știu dacă e corectă. Contul 418 se poate debita în corespondență cu oricare dintre conturile 701–708. Contul de venit se alege după natura operațiunii, nu după faptul că lipsește factura:

Pentru o firmă de distribuție care livrează marfă pe aviz, nota corectă este aproape întotdeauna 418 = 707, nu 418 = 708. Contul 708 are sens doar dacă venitul chiar este unul „divers” în sensul OMFP.

Exemplu numeric

Pe 28 septembrie 2026 livrați mărfuri pe aviz. Valoarea este de 10.000 lei fără TVA, iar costul de achiziție e de 7.000 lei. Factura se emite pe 5 octombrie 2026.

La livrare (28 septembrie), pe baza avizului:

La închiderea lunii septembrie, pentru avizele încă nefacturate:

La emiterea facturii (5 octombrie):

O precizare importantă despre TVA. În practică este foarte răspândită varianta în care 4428 se trece în 4427 abia la emiterea facturii. Numai că, potrivit art. 282 alin. (1), exigibilitatea intervine la data livrării. Asta înseamnă că TVA-ul pentru livrarea din 28 septembrie aparține decontului de TVA pentru septembrie, chiar dacă factura are dată din octombrie. Dacă lăsați suma în 4428 peste finele lunii, soldul contului 4427 nu mai corespunde cu D300. Recomandarea noastră este ca regula să fie stabilită împreună cu contabilul sau consultantul fiscal și aplicată consecvent.

În oglindă, la cumpărător marfa sosită fără factură se înregistrează în 408 „Furnizori – facturi nesosite”.

Scenariul B: marfă proprie la un terț (custodie la terți, consignație)

Aici nu există vânzare. Marfa pleacă din depozitul dumneavoastră la client sau la un depozit terț, dar rămâne proprietatea dumneavoastră. Se emite aviz de însoțire cu mențiunea cauzei, de exemplu „marfă trimisă în custodie” sau „în consignație”. Nu se emite factură și nu se înregistrează venit sau TVA.

Contabil, stocul se mută din 371 în grupa 35 „Stocuri aflate la terți”: 357 pentru mărfuri, 351 pentru materii și materiale, 354 pentru produse.

Exemplu: trimiteți la client, în consignație, mărfuri cu un cost de 5.000 lei.

Faptul generator la consignație este data la care consignatarul livrează bunurile clienților săi (art. 281 alin. 2 Cod fiscal și pct. 443 din OMFP 1802/2014). Pentru bunuri trimise spre testare, livrarea are loc la data acceptării de către beneficiar (art. 281 alin. 3).

Scenariul C: bunurile clientului păstrate de noi (8033)

Clientul a cumpărat și a plătit, dar marfa rămâne în depozitul dumneavoastră. Sau vă lasă bunuri spre păstrare. Acestea nu sunt ale dumneavoastră și nu intră în 371. OMFP 1802/2014 cere recepționarea lor distinctă ca intrări în gestiune, cu valoarea ținută în afara bilanțului. OMFP 2634/2015 cere în plus fișe de magazie distincte pentru valorile materiale primite în custodie, ținute separat de cele proprii.

Conturile din grupa 803 relevante sunt:

• 8033 „Valori materiale primite în păstrare sau custodie”: debit la primire, credit la ieșirea din custodie, la aceleași prețuri din documentele încheiate (de regulă un proces-verbal de predare-primire);
• 8032 „Valori materiale primite spre prelucrare sau reparare”, dacă bunurile au venit spre prelucrare, nu spre păstrare;
• 8031 „Imobilizări corporale luate cu chirie”, dacă e vorba de echipamente închiriate, nu de custodie.

Conturile din clasa 8 funcționează în partidă simplă. Exemplu: primiți în custodie bunuri de 15.000 lei.

Soldul contului 8033 reprezintă, în orice moment, valoarea bunurilor terților aflate la dumneavoastră. Detaliat pe fiecare client, acesta este de fapt „lista de custodie”.

Cum se fac aceste scenarii în Business Central

Scenariul A: Ship fără Invoice

Fluxul standard în Business Central este următorul:

1. Creați Sales Order.
2. Alegeți Post cu opțiunea Ship. Se creează un Posted Sales Shipment, adică livrarea înregistrată care corespunde avizului, iar stocul scade.
3. Pe liniile comenzii, câmpurile Qty. Shipped Not Invoiced și Shipped Not Invoiced arată ce s-a livrat și nu s-a facturat încă.
4. La facturare, fie postați aceeași comandă cu Invoice, fie creați o Sales Invoice nouă și folosiți acțiunea Get Shipment Lines pentru a prelua una sau mai multe livrări. Pentru volum mare există batch job-ul Combine Shipments, care funcționează pentru clienții cu bifa Combine Shipments activă.

Ce postează Business Central standard la Ship și ce lipsește:

Expected Cost Posting to G/L. Opțiunea se activează în Inventory Setup, împreună cu Automatic Cost Posting. La o vânzare livrată și nefacturată, Business Central postează costul estimat pe Inventory Account (Interim), setat în Inventory Posting Setup, cu contrapartida COGS Account (Interim), setat în General Posting Setup. La facturare, conturile interimare se închid și se postează costul efectiv pe Inventory și COGS. Dacă mapați conturile interimare pe analitice ale lui 371 și 607, stocul din contabilitate scade deja la livrare, cum cere pct. 284. Structura exactă a analiticelor trebuie decisă cu contabilul.

Nota 418 = 707 / 4428. În Business Central standard ea nu se generează automat. Aveți două opțiuni:

• manual, la finele lunii: un Recurring General Journal cu metoda RV Reversing Variable, care înregistrează 418 = 707 și 418 = 4428 (sau 4427) pentru livrările nefacturate și le inversează automat în ziua următoare. Câmpul Reversal Date Calculation controlează data inversării. Lista o luați din liniile cu Qty. Shipped Not Invoiced. Atenție: la facturare Business Central postează din nou venitul și TVA-ul, iar decontul se construiește din VAT entries, nu din G/L. Stabiliți cu contabilul cum se configurează TVA-ul pe liniile de jurnal, ca să nu apară dublat sau lipsă în D300. Metoda funcționează, dar e manuală și ușor de uitat;
• automat, printr-o localizare românească: o localizare (cum este pachetul nostru de localizare pentru România) poate genera nota pe 418 și 4428 direct la postarea livrării și o poate stinge la facturare. Tot ea poate numerota și tipări avizul în formatul cerut. Dacă folosiți deja o localizare, verificați concret dacă face acest lucru și cum tratează trecerea 4428 → 4427 la sfârșit de lună.

Factura emisă ulterior se transmite prin RO e-Factura (vezi e-Factura în Business Central). Dacă transportul intră sub incidența e-Transport, declarația se face înainte de începerea transportului, iar o localizare care leagă livrarea de e-Transport evită dubla introducere a datelor.

Scenariul B: o locație pentru fiecare client, plus transfer order

Soluția curată în Business Central standard este să tratați fiecare terț ca pe o locație separată:

1. Creați o locație (Location), de exemplu CUST-ABC pentru clientul ABC.
2. În Inventory Posting Setup, pe combinația Location Code = CUST-ABC și grupa de stoc a mărfurilor, setați Inventory Account pe contul 357 (sau pe un analitic 357.ABC). Pentru depozitul propriu, contul rămâne 371. Business Central alege contul de stoc după locație și grupa de postare, așa că mutarea între locații mută automat valoarea din 371 în 357.
3. Mutați marfa cu un Transfer Order. Pentru custodie, cel mai simplu este cu Direct Transfer, fără locație de tranzit. Alternativ, puteți folosi Item Reclass. Journal.
4. Tipăriți documentul de transfer ca aviz, cu mențiunea cauzei. Aici standardul e limitat: documentul de transfer din Business Central nu are formatul și numerotarea avizului românesc. Aceasta este una dintre funcțiile pe care o localizare le poate acoperi.
5. Când consignatarul raportează vânzarea, creați o Sales Order cu Location Code = CUST-ABC. Stocul iese din locația clientului, iar costul se descarcă din 357.

Lista de custodie pe terți se obține din standard, fără dezvoltare:

• Items by Location, care arată cantitatea pe fiecare locație, cu drill-down în mișcări;
• Item Ledger Entries filtrate pe Location Code, pentru istoricul complet (trimis, vândut, returnat);
• raportul Inventory Valuation filtrat pe locație, pentru valoare. Totalul trebuie să corespundă cu soldul contului 357 (sau al analiticului clientului).

Scenariul C: bunurile clientului, fără să le puneți în bilanț

Aici e cea mai mare limitare a Business Central standard. Registrul contabil cere înregistrări echilibrate, deci nu există nativ partida simplă pentru clasa 8. Variantele folosite în practică sunt:

• Evidență cantitativă: o locație separată, de exemplu CUSTODIE-CLIENTI, cu articole dedicate bunurilor primite (sau cu un prefix clar), intrate prin item journal cu cost zero. Obțineți stoc pe client și fișă de magazie separată, fără să atingeți 371. Configurați locația astfel încât bunurile să nu poată fi vândute sau luate în calculul disponibilității din greșeală.
• Evidență valorică prin Statistical Accounts: Business Central are Statistical Accounts, cu propriul Statistical Accounts Journal. Aici sumele nu trebuie echilibrate, iar conturile nu apar în trial balance. Puteți crea un cont statistic „8033 – bunuri primite în custodie”, cu dimensiune pe client, și îl puteți include în Financial Reports.
• Cont 8033 în planul de conturi cu o contrapartidă tehnică (tot din clasa 8), dacă auditorul sau contabilul vrea soldul direct în G/L. Validați cu contabilul și modul în care aceste conturi ajung în exporturile fiscale.

Ce aduce în plus o localizare românească

Standardul acoperă bine logistica. Golurile sunt pe partea românească, iar o localizare, cum este pachetul nostru, le poate acoperi:

• avizul de însoțire a mărfii cu serie proprie de numerotare, format tipărit și mențiunea cauzei;
• nota automată 418 / 70x / 4428 la livrarea nefacturată și stingerea ei la facturare;
• legătura cu e-Transport (cod UIT pe documentul de livrare) și cu e-Factura;
• corelarea cu raportarea SAF-T. Detalii în ghidul despre SAF-T D406 în Business Central.

Cerințele de conformitate sunt prezentate pe larg în articolul despre conformitatea fiscală în Business Central și pe pagina Business Central în România.

Checklist

• Ați stabilit, pentru fiecare tip de aviz, scenariul corect: A (vânzare), B (marfă proprie la terți) sau C (bunuri ale terților)?
• Contul de venit din nota pe 418 corespunde naturii operațiunii (707 / 701 / 704 / 708)?
• Avizele nefacturate la finele lunii sunt identificate (Qty. Shipped Not Invoiced), iar TVA-ul lor e în decontul lunii livrării?
• Facturile pentru avizele din luna N se emit până pe 15 ale lunii N+1?
• Expected Cost Posting to G/L e activat și conturile interimare sunt mapate conform planului de conturi românesc?
• Fiecare terț la care țineți marfă are propria locație, mapată pe 357 / 351 / 354 în Inventory Posting Setup?
• Soldul 357 se reconciliază lunar cu Inventory Valuation filtrat pe locațiile terților?
• Bunurile clienților primite în custodie au evidență cantitativă separată și o evidență valorică 8033 pe client?
• Avizul tipărit are numerotare, mențiunea cauzei și datele necesare pentru e-Transport, dacă e cazul?

Întrebări frecvente

Ce notă contabilă se face la livrarea pe aviz, fără factură?

418 = 707 (sau 701 / 704), 418 = 4428 și 607 = 371 la livrare. La factură: 4111 = 418 și, dacă nu s-a făcut la finele lunii, 4428 = 4427.

De ce apare „418 708” în căutări? Venitul merge mereu în 708?

Nu. 418 merge cu oricare dintre conturile 701–708, după natura venitului: 707 pentru mărfuri, 701 pentru produse finite, 704 pentru servicii. 708 e pentru venituri din activități diverse.

În ce lună declar TVA-ul pentru o livrare pe aviz facturată luna următoare?

În luna livrării (art. 282 alin. 1 Cod fiscal). Art. 319 alin. (16) dă doar termenul de emitere a facturii, până pe 15 ale lunii următoare. Confirmați cu consultantul fiscal, mai ales dacă aplicați TVA la încasare.

Cum țin în Business Central marfa proprie aflată în custodie la un client?

Printr-o locație pe client, mapată în Inventory Posting Setup pe 357, și prin transfer orders. Stocul rămâne al dumneavoastră până la vânzare.

Cum evidențiez în Business Central bunurile clientului primite în custodie (8033)?

Cantitativ, printr-o locație și articole separate, fără cost. Valoric, printr-un statistical account „8033” pe client sau un cont din clasa 8 cu contrapartidă tehnică, validat de contabil.

Business Central standard face automat nota 418 = 707 / 4428 la livrare?

Nu. Ship creează Posted Sales Shipment și mișcarea de stoc. Venitul, creanța și TVA-ul se postează abia la facturare. Nota pe 418 se face manual, cu un recurring journal cu inversare, sau printr-o localizare românească.

Ce este „lista de custodie” și cum o scot din Business Central?

Situația bunurilor în custodie pe fiecare terț. Cu o locație pe client, o obțineți din Items by Location, Item Ledger Entries sau Inventory Valuation filtrate pe locație.

Vreți să vedeți cum arată aceste fluxuri în compania dumneavoastră, cu planul de conturi și avizele pe care le folosiți deja? Scrieți-ne și facem o sesiune de lucru pe datele dumneavoastră. Pentru imaginea completă a fluxurilor de distribuție, vedeți și ERP pentru distribuție în România.