Declarațiile 300, 394 și 390 în Business Central: termene și date

Lunar, contabilitatea unei firme plătitoare de TVA închide trei declarații care pleacă din aceleași înregistrări: decontul de TVA (formularul 300), declarația informativă 394 pentru operațiunile din țară și declarația recapitulativă 390 VIES pentru operațiunile intracomunitare. Dacă Business Central e configurat bine, toate trei ies din aceleași înregistrări de TVA, iar diferențele dintre ele au o explicație. Dacă nu, luna se închide cu tabele Excel și corecturi.

Ghidul de mai jos adună termenele și conținutul din textele oficiale (Codul fiscal și ordinele ANAF, în forma consolidată) și le leagă de ce trebuie să știe ERP-ul. Nu înlocuiește consultanța fiscală și nu acoperă toate cazurile speciale ale formularelor.

Cele trei declarații pe scurt

Toate trei depind de perioada fiscală. Potrivit art. 322 din Codul fiscal, regula este luna calendaristică. Trimestrul se folosește de firmele cu cifra de afaceri din anul precedent sub plafonul de 100.000 de euro, cu condiția să nu fi efectuat achiziții intracomunitare de bunuri. Perioada de raportare pentru D394 este aceeași cu perioada fiscală a decontului 300 (Ordinul 3.769/2015, art. 7).

D300: decontul de TVA

Art. 323 alin. (2) spune ce intră în decont: taxa deductibilă pentru care ia naștere dreptul de deducere în perioadă și taxa colectată a cărei exigibilitate ia naștere în perioadă, plus eventualele regularizări. Erorile dintr-un decont depus se corectează în decontul unei perioade ulterioare, la rândurile de regularizări (alin. 3).

Pentru ERP, cuvântul important este exigibilitate. Data facturii nu este întotdeauna luna în care taxa intră în decont: la TVA la încasare, taxa intră în luna încasării, respectiv a plății. De aceea, Business Central raportează TVA după VAT Date (data TVA), nu după data înregistrării contabile. Potrivit documentației Microsoft despre rapoartele de TVA, toate rapoartele de TVA folosesc data TVA pentru filtrare; dacă funcția nu este activată, câmpul se completează automat cu data înregistrării.

Cotele din 2026, potrivit art. 291 din Codul fiscal: 21% cota standard, de la 1 august 2025, și 11% cota redusă, pentru categoriile enumerate în lege (de exemplu, medicamentele de uz uman și alimentele). Fiecare cotă și fiecare tip de operațiune are nevoie de propria combinație de grupuri de înregistrare TVA în Business Central, altfel rândurile decontului nu se pot separa.

D394: declarația informativă

D394 este cea mai „grea” declarație pentru ERP, pentru că cere detaliu pe partener. Potrivit instrucțiunilor din Ordinul ANAF 3.769/2015, în forma consolidată la 17 septembrie 2025:

• se declară facturile emise în perioada de raportare, inclusiv pentru avansuri și inclusiv cele cu mențiunea „taxare inversă” sau „TVA la încasare”, indiferent de data exigibilității;
• se declară facturile primite în perioada de raportare, cu aceeași regulă, plus borderourile de achiziție, filele din carnetele de comercializare a produselor agricole, contractele cu persoane fizice și alte documente;
• valorile se raportează cumulat pe fiecare partener și pe fiecare cotă de TVA, iar operațiunile cu taxare inversă din art. 331 (cereale, deșeuri, masă lemnoasă, energie, construcții, telefoane mobile, laptopuri și celelalte categorii din lege) se raportează separat, pe categorie;
• se declară și valoarea totală a bonurilor fiscale, inclusiv a celor care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate;
• achizițiile intracomunitare care intră în D390 nu se înscriu în D394.

Observă diferența față de decont: D394 urmează data facturii, D300 urmează exigibilitatea. Pentru o firmă cu TVA la încasare, cele două declarații vor diferi în mod normal, iar reconcilierea trebuie să explice diferența prin TVA neexigibilă.

D390 VIES: declarația recapitulativă

Art. 325 din Codul fiscal obligă persoanele înregistrate în scopuri de TVA să raporteze livrările, achizițiile și prestările intracomunitare. Termenul este stabilit prin Ordinul ANAF 6.073/2024: 25 ale lunii următoare celei în care ia naștere exigibilitatea (sau în care se expediază bunuri în regimul stocurilor la dispoziția clientului ori se modifică informațiile raportate), cu mutare pe prima zi lucrătoare dacă 25 este zi nelucrătoare.

În Business Central, echivalentul standard este raportul EC Sales List. Potrivit Microsoft, raportul clasifică operațiunile în bunuri B2B, servicii B2B și operațiuni triunghiulare, pe baza câmpului EU Service din setarea de TVA și a bifei EU 3-Party Trade de pe documente, iar liniile se propun automat din înregistrările de TVA (Suggest Lines). Formatul standard este cel generic VIES; formularul 390 cerut de ANAF este o chestiune de localizare.

Ce face Business Central standard și ce aduce localizarea

Business Central standard are:

• înregistrările de TVA (VAT Entries), create la fiecare document cu TVA;
• rapoartele VAT Return și EC Sales List, cu propunere automată de linii, lansare, trimitere sau marcare ca trimis;
• decontarea TVA (Calc. and Post VAT Settlement), care închide înregistrările de TVA ale perioadei și mută soldul în contul de decontare;
• data TVA, separată de data înregistrării.

Microsoft precizează însă că fiecare mediu Business Central este gândit pentru raportarea fiscală dintr-o singură țară, iar formatele specifice unei țări vin din localizare. Pentru România, lista oficială Microsoft arată că localizarea este asigurată de parteneri. Din aplicația de localizare trebuie să vină maparea pe rândurile formularului 300, structura D394 pe parteneri și categorii, formularul 390 și, legat de ele, fișierul SAF-T D406.

Datele de care are nevoie ERP-ul

Declarațiile nu pot fi mai bune decât datele de bază. Înainte de prima lună, verifică:

• Partenerii: cod de TVA cu prefix RO pentru cei înregistrați, CUI pentru cei neînregistrați, țară corectă pentru cei din UE. Un modul de verificare a partenerilor în evidențele ANAF reduce erorile de statut.
• Grupurile de TVA: câte o combinație pentru fiecare cotă (21%, 11%, scutiri) și pentru fiecare tip de operațiune: taxare inversă pe categorii din art. 331, intracomunitare bunuri și servicii, import, TVA la încasare.
• Tipurile de documente: facturi, autofacturi, avansuri, bonuri fiscale, borderouri de achiziție. Fiecare ajunge în altă secțiune a D394.
• Data TVA: politica pentru facturile primite târziu, documentată și aplicată la fel de toți operatorii.

Rutina lunară de reconciliere

1. Închide intrările: toate facturile de achiziție primite până la data de închidere, cu data TVA corectă.
2. Rulează raportul de TVA pe perioadă și compară-l cu soldurile conturilor de TVA din registrul general.
3. Generează D300 și verifică TVA neexigibilă rămasă, dacă aplici sau cumperi în regim de încasare.
4. Generează D394 și explică diferențele față de D300 (data facturii față de exigibilitate, bonuri fiscale, taxare inversă).
5. Generează D390 și compară-l cu liniile intracomunitare din D300.
6. Postează decontarea TVA abia după ce declarațiile sunt depuse și validate.

Checklist pentru localizarea pe care o alegi

• Generează D300, D394 și D390 în formatul ANAF în vigoare, direct din înregistrările de TVA.
• Separă operațiunile cu taxare inversă pe categoriile din art. 331.
• Tratează TVA la încasare atât pe vânzări, cât și pe achiziții.
• Folosește data TVA și permite regenerarea după corecturi.
• Se actualizează când ANAF modifică formularele (formularul 394, de exemplu, a fost actualizat în septembrie 2025).
• Are un responsabil și un termen de livrare pentru actualizări.

Întrebări frecvente

Care este termenul pentru declarația 394?

Până pe 30 ale lunii următoare perioadei de raportare. Dacă perioada este luna, declarația pentru ianuarie se depune până pe 28 sau 29 februarie. Baza legală este art. 8 din Ordinul ANAF 3.769/2015, în forma consolidată.

Până când se depune D390 VIES?

Până pe 25 ale lunii următoare celei în care ia naștere exigibilitatea taxei. Dacă 25 este zi nelucrătoare, termenul se mută în prima zi lucrătoare de după, potrivit Ordinului ANAF 6.073/2024.

De ce diferă D394 de decontul 300?

Pentru că D394 raportează facturile după data emiterii sau a primirii, indiferent de exigibilitate, în timp ce D300 raportează taxa a cărei exigibilitate sau al cărei drept de deducere ia naștere în perioadă. La TVA la încasare și la avansuri, diferențele sunt normale.

Poate Business Central standard să genereze D300, D394 și D390?

Business Central standard are înregistrările de TVA, rapoartele VAT Return și EC Sales List și data TVA. Formularele ANAF vin din localizarea pentru România, pe care Microsoft o lasă în grija partenerilor.

Ce cote de TVA configurez în 2026?

Cota standard este 21% de la 1 august 2025, iar cota redusă este 11%, pentru categoriile prevăzute la art. 291 din Codul fiscal. Fiecare cotă și fiecare tip de operațiune au nevoie de combinații separate de grupuri de TVA.

Se declară achizițiile intracomunitare în D394?

Nu, cele care trebuie înscrise în D390 nu se declară în D394, potrivit instrucțiunilor din Ordinul ANAF 3.769/2015.

Vrei să vezi cum ies cele trei declarații din Business Central-ul tău sau ai diferențe pe care nu le poți explica? Scrie-ne. Pentru restul cerințelor ANAF, vezi conformitatea fiscală din România în Business Central și pagina despre localizarea pentru România.

Surse (verificate pe 29 septembrie 2026): Codul fiscal, formă consolidată (art. 291, 322, 323, 325) · Ordinul ANAF 3.769/2015 privind formularul 394, formă consolidată · Ordinul ANAF 6.073/2024 privind termenul D390 VIES · Microsoft Learn: Submit VAT reports to tax authorities · Microsoft Learn: țări și localizări