Sales Order Agent în Business Central: cum funcționează, cât costă, ce s-a schimbat în 2026

Majoritatea companiilor B2B primesc comenzi la fel: clientul scrie „trimiteți-ne 40 de bucăți din cele albastre, ca data trecută”, cineva din vânzări citește emailul, caută clientul, identifică articolele, verifică stocul, face oferta, o trimite, așteaptă confirmarea și o transformă în comandă. Sales Order Agent din Business Central face această succesiune în locul tău, iar un om aprobă ce pleacă spre client.

Agentul este disponibil general din noiembrie 2025. În iulie 2026, Microsoft a livrat cea mai mare actualizare de până acum: mai mulți agenți per companie, potrivire mult mai bună a articolelor, filtrare după relevanță și atașamente mai mari. Ghidul de mai jos acoperă cum funcționează agentul astăzi, cât costă, unde nu se descurcă și ce s-a schimbat în 2026.

Cum procesează Sales Order Agent o comandă

Fluxul documentat de Microsoft, și cel pe care îl vedem în tenanții clienților, arată așa:

1. Clientul scrie în căsuța monitorizată. Dispecerul de email al agentului preia mesajul din folderul configurat și deschide o sarcină.
2. Verificarea relevanței. Agentul verifică dacă emailul este chiar o cerere de vânzare (detalii mai jos). Newsletterele, ofertele de la furnizori și cererile de discount sunt filtrate.
3. Revizuirea mesajului primit (opțional). În funcție de setări, un utilizator confirmă mesajul înainte ca agentul să continue. Implicit, asta se aplică primului mesaj dintr-o conversație cu expeditori cunoscuți și tuturor mesajelor de la expeditori necunoscuți.
4. Identificarea clientului. Agentul caută adresa expeditorului în câmpul E-Mail de pe fișele de contact, apoi găsește clientul asociat. Lucrează doar cu ofertele și comenzile acelui client.
5. Articole și disponibilitate. Extrage articolele, cantitățile, unitățile de măsură, data de livrare cerută și numărul de comandă al clientului, apoi verifică disponibilitatea. Dacă activezi Include capable to promise, calculează și date realiste de livrare pentru articolele care nu sunt pe stoc.
6. Oferta de vânzare. Creează oferta în Business Central și pregătește răspunsul cu oferta atașată în PDF.
7. Revizuirea emailului trimis. Un utilizator verifică și confirmă emailul. Pasul acesta este obligatoriu.
8. Clientul confirmă sau cere modificări. Dacă cere modificări, agentul găsește oferta existentă și o actualizează. Dacă confirmă, agentul transformă oferta în comandă de vânzare și pregătește confirmarea, care trebuie și ea aprobată.

De ce mereu întâi o ofertă? Ofertele de vânzare nu afectează planificarea, rezervările, disponibilitatea sau previziunile de cash-flow, deci sunt un loc sigur pentru date create de AI. Dacă nu vrei ca clienții să vadă oferte, dezactivează Send quotes for confirmation și lasă activ Make orders from quotes. Agentul transformă oferta intern, iar clientul primește doar comanda.

Control uman și pistă de audit

Agentul rulează sub propriul cont de utilizator (de exemplu SALES ORDER AGENT - CRONUS), cu propriul set de permisiuni (SOA - EDIT) și profil. Tot ce face apare ca acțiuni ale acestui utilizator, deci ai o pistă de audit normală: cine a creat oferta, cine a modificat un câmp, ce s-a înregistrat.

Tu decizi cât face singur:

Emailurile către clienți au nevoie întotdeauna de aprobarea unui om, iar asta nu se poate dezactiva. Pentru prețuri pe care agentul nu le poate aplica (discounturi speciale, prețuri de proiect), un model frecvent este să activezi revizuirea ofertei și să dezactivezi trimiterea. Agentul citește, potrivește și creează oferta, iar agentul tău de vânzări finalizează prețul și o trimite.

De ce ai nevoie ca să începi

• Business Central online. Agentul face parte din produsul SaaS și nu există on-premises.
• Facturare în Copilot Credits configurată pentru mediu în Business Central admin center. Agentul consumă credite pentru fiecare interacțiune AI, iar costul depinde de complexitatea emailului. Nu ai nevoie de licență Microsoft 365 Copilot.
• O căsuță Microsoft 365, partajată sau de utilizator. Cine activează agentul are nevoie de drepturi Full Access și Send as. Exchange poate avea nevoie de câteva ore ca să propage permisiunile.
• Permisiuni în BC. Crearea unui agent cere permisiunea Configure All Agents (inclusă în setul AGENT - ADMIN). Utilizatorii care revizuiesc sarcini au nevoie de Manage Agent Tasks, inclusă în licențele Essentials și Premium.
• Emailuri corecte pe contacte. Din motive de securitate, agentul identifică clientul doar după adresa de email de pe fișa de contact, niciodată după nume. Un contact fără email sau cu o adresă veche înseamnă intervenție manuală la fiecare cerere.

Activarea se face din pictograma Sales Order Agent din role center. Dacă nu apare, pornește funcționalitatea din pagina Copilot & agent capabilities, unde este listată ca disponibilă general.

Limbi și piața din România

La lansare, agentul funcționa doar în engleză. Acum Microsoft îl validează în daneză, olandeză, engleză, finlandeză, franceză, germană, italiană, norvegiană, spaniolă și suedeză. Româna nu este pe listă. Agentul poate procesa emailuri în română, dar Microsoft nu garantează calitatea. Pentru clienți care scriu în română, recomandăm un pilot pe emailuri reale, cu pașii de revizuire activați, înainte să te bazezi pe el. Pentru emailurile trimise, agentul folosește limba setată pe fișa clientului sau a contactului.

Ce s-a schimbat în 2026: mai mulți agenți și potrivire mai bună a articolelor

Actualizarea din iulie 2026 (disponibilă general din 8 iulie 2026, instalată automat pe tenanții online) a rezolvat majoritatea problemelor semnalate de primii utilizatori.

Mai mulți agenți în aceeași companie

Până atunci aveai un singur Sales Order Agent per companie: o căsuță, un set de reguli. Companiile cu mai multe echipe de vânzări, divizii sau căsuțe regionale fie împărțeau un agent, fie renunțau.

Acum fiecare instanță e independentă:

• Căsuță și folder proprii
• Semnătură, nume afișat și inițiale proprii
• Reguli de procesare proprii (pași de revizuire, ofertă vs. comandă directă)
• KPI-uri proprii: emailuri primite, oferte create, comenzi create, timp economisit

Echipa care vinde în Germania poate avea un agent pe [email protected], iar echipa locală unul pe [email protected]. Exemplul Microsoft: o căsuță comună a echipei, cu toate revizuirile activate, alături de un agent pe un subfolder al unui agent de vânzări, pentru clienți de încredere, care sare peste confirmarea ofertei. Conturile suplimentare se numesc SALES ORDER AGENT - [COMPANIE] 2, 3 și așa mai departe. Configurațiile existente au fost migrate fără nicio acțiune.

Potrivirea articolelor pe trei niveluri

Clienții rareori scriu codurile tale de articol. Scriu „cele albastre, mărimea M” sau „scaunele luate primăvara”. Agentul caută acum pe trei niveluri:

1. Identificator exact: număr de articol, cod de furnizor, GTIN sau referință de articol. Încrederea cea mai mare.
2. Potrivire semantică pe atribute: AI extrage din email atribute (culoare, material, mărime, variantă) și ordonează articolele candidate după relevanță.
3. Căutare fuzzy de rezervă: o căutare extinsă în toate articolele, care prinde greșeli de scriere, nume parțiale și descrieri informale.

Căutarea acoperă descrierile, Description 2, search description, variantele, referințele, atributele, categoriile, traducerile de articol, identificatorii și textul extins. Deci calitatea fișelor de articol decide cât de bine lucrează agentul. Datele noi pot avea nevoie de până la 15 minute ca să devină căutabile.

Filtrarea după relevanță economisește credite

Înainte, orice ajungea în folderul monitorizat era procesat și consuma credite, inclusiv newslettere și oferte de la furnizori. Acum agentul verifică fiecare mesaj cu un model de relevanță, ținând cont de istoricul conversației și de rolul agentului. Mesajele din afara rolului său, cum ar fi oferte de vânzare către tine, cereri de discount sau încercări de a obține date interne, sunt filtrate. O verificare separată rulează pe atașamente: dacă un client trimite termenii și condițiile lângă comandă, doar comanda este procesată.

Atașamente mai mari și motive clare de ignorare

• Limita PDF a crescut de la 10 la 50 de pagini
• Limită cumulată nouă de aproximativ 150.000 de caractere pentru toate atașamentele dintr-un email
• Formate suportate: PDF, PNG, JPG
• Când un atașament este ignorat (număr de pagini, lungime cumulată, număr de atașamente, format nesuportat), motivul este salvat pe pagina Attachments și în telemetrie

Contează mai ales pentru clienții care trimit propria comandă de achiziție ca PDF de mai multe pagini, cel mai frecvent caz de eșec pe care l-am văzut cu limita veche.

„Try it out” fără emailuri reale

Pagina de configurare are acum secțiunea Try it out. Alegi un expeditor, scrii mesajul, atașezi fișiere dacă vrei, iar agentul îl procesează ca pe un email real. Use sample message generează fie o cerere text, fie un PDF de comandă construit din articolele tale (articolele cele mai livrate acelui client, cantități între 1 și 10). E util pentru demonstrații, prima configurare și testarea cazurilor limită.

Expeditori necunoscuți: trei opțiuni

Când expeditorul nu se potrivește cu niciun contact, poți:

• Crea un contact nou, pentru un client cu adevărat nou
• Folosi alt contact o singură dată: legi un contact existent doar de această sarcină, fără să modifici datele de bază. Util pentru emailuri redirecționate sau pentru un asistent de achiziții care scrie în numele clientului.
• Actualiza emailul unui contact existent, când clientul și-a schimbat adresa

Atenție la redirecționări: dacă un coleg redirecționează emailul clientului către căsuța agentului, agentul vede adresa colegului, nu a clientului. Folosește „Use another contact once” în acest caz.

Îmbunătățiri mai mici de control

• Marcare ca citit după procesare (activată implicit)
• Selectarea folderului e obligatorie înainte de activare. Alege Inbox dacă nu ești sigur, dar nu mai poți activa agentul într-o stare ambiguă.
• Validare mai strictă la activare, cu mesaje de eroare clare în loc de eșecuri silențioase
• Prompturile sunt livrate în extensie, ceea ce reduce timpul de răspuns la prima sarcină. Partenerii le pot citi în codul sursă al extensiei ca să înțeleagă regulile de relevanță și de căutare.

Costuri și gestionarea creditelor

Agentul nu are preț per utilizator sau per comandă. Consumă Copilot Credits în funcție de complexitatea interacțiunii, iar consumul se urmărește în Power Platform admin center. Două lucruri de urmărit:

• Când se termină creditele. Agentul nu mai preia emailuri noi, dar rămâne activ. Când creditele revin, la începutul perioadei de facturare sau după o achiziție, procesează automat tot ce s-a adunat. Acest backlog poate consuma dintr-odată o parte mare din creditele noi.
• Zgomotul din căsuță. Filtrarea după relevanță ajută, dar cel mai ieftin email e cel pe care agentul nu îl vede deloc. Direcționează agentul pe un subfolder dedicat și folosește reguli Outlook care mută acolo doar emailurile de la expeditori aprobați. Obții o listă de expeditori permiși fără nicio modificare în Business Central.

Pentru pilot, setează o limită zilnică mică și dezactivează agentul înainte să se termine creditele de test, ca să nu proceseze un backlog pe care nu îl voiai.

Ce nu îți spune nimeni

Fișele de articol decid rezultatul. În toate implementările pe care le-am văzut, diferența dintre „impresionant” și „inutil” a venit din descrieri, atribute și referințe. Dacă nomenclatorul tău înseamnă coduri plus descrieri de 20 de caractere, începe cu asta. Agentul caută exact ce există în Business Central.

Emailurile de pe contacte sunt adevărata cerință preliminară. Clienții care comandă de pe trei adrese diferite sau de pe un Gmail personal vor trece prin fluxul de expeditor necunoscut de fiecare dată, până cureți fișele de contact.

Merge foarte bine pe comenzi de rutină și are nevoie de ajutor la restul. Recomenzile standard, cantitățile clare și articolele din catalog trec bine. Produsele configurate, prețurile de proiect, livrările împărțite cu instrucțiuni speciale sau emailurile care amestecă o reclamație cu o comandă au în continuare nevoie de un om. Tratează agentul ca pe un asistent rapid pentru majoritatea volumului, nu ca pe un înlocuitor al biroului de vânzări.

Logica de preț rămâne la tine. Agentul aplică prețurile și discounturile standard din Business Central. Tot ce decid agenții de vânzări de la caz la caz are nevoie de un pas de revizuire.

Dincolo de comenzi: agenți proprii

Sales Order Agent rulează pe același motor de agenți pe care Microsoft îl folosește pentru Payables Agent și pe care îl poți folosi și tu prin Agent Designer, unde consultanții și utilizatorii avansați construiesc agenți proprii cu instrucțiuni în limbaj natural. Un pas firesc după comenzi este un agent de „expediție”, care verifică disponibilitatea și eliberează comenzile către depozit. Detaliile sunt în ghidul nostru despre Agent Designer (în engleză). Pentru partea de achiziții, ghidul Payables Agent acoperă facturile de la furnizori.

Checklist de implementare

• Mediu Business Central online, cu facturare Copilot Credits configurată în admin center
• Căsuță Microsoft 365 sau subfolder dedicat, cu Full Access și Send as delegate
• Reguli Outlook care mută expeditorii aprobați în folderul monitorizat
• Fișe de contact curățate: adresa de email corectă pe fiecare contact care comandă
• Descrieri, atribute, categorii și referințe de articol verificate
• Limba agentului setată; pilot pe emailuri reale în română
• Setări de revizuire alese pentru fiecare instanță (revizuire ofertă, trimitere ofertă, creare comandă)
• Limită zilnică de emailuri setată pentru pilot
• Utilizatori adăugați cu drepturile potrivite (lucru cu sarcini vs. Can Configure)
• Teste cu Try it out și mesaje exemplu înainte de producție
• Instanțe separate planificate pentru echipe, regiuni sau clienți de încredere

Întrebări frecvente

Ce face Sales Order Agent din Business Central?

Monitorizează o căsuță de email Microsoft 365, identifică clientul după adresa expeditorului, găsește articolele cerute, verifică disponibilitatea, creează o ofertă de vânzare și pregătește răspunsul cu oferta în PDF. Când clientul confirmă, transformă oferta în comandă de vânzare și pregătește emailul de confirmare. Fiecare email trimis clientului este aprobat de un utilizator Business Central.

Am nevoie de licență Microsoft 365 Copilot pentru Sales Order Agent?

Nu. Agentul se facturează în funcție de consum, în Copilot Credits, iar facturarea trebuie configurată pentru mediu în Business Central admin center. Utilizatorii care lucrează cu sarcinile agentului au nevoie de permisiunea Manage Agent Tasks, inclusă în licențele Essentials și Premium.

Funcționează Sales Order Agent în limba română?

Poate rula în română, dar româna nu este pe lista de limbi validate de Microsoft. Limbile validate sunt daneza, olandeza, engleza, finlandeza, franceza, germana, italiana, norvegiana, spaniola și suedeza. Pentru emailuri în română recomandăm un pilot pe emailuri reale și pași de revizuire activați.

Pot rula mai mulți Sales Order Agent în aceeași companie?

Da, de la actualizarea din iulie 2026. Fiecare instanță are propria căsuță și folder, semnătură, reguli de procesare, nume afișat și KPI-uri, astfel încât echipe, regiuni sau linii de produse diferite pot avea fiecare agentul lor. Configurațiile existente au fost migrate automat.

Cum potrivește agentul descrierile vagi cu articolele din catalog?

În trei niveluri: potrivire exactă după numărul articolului, codul furnizorului, GTIN sau referința de articol; apoi potrivire AI pe atribute precum culoare, mărime sau material; apoi o căutare fuzzy extinsă în toate articolele. Calitatea descrierilor, atributelor, categoriilor și referințelor influențează direct rezultatul.

Poate crea agentul comenzi fără să trimită oferta clientului?

Da. Agentul creează mereu întâi o ofertă internă, pentru că ofertele nu afectează planificarea sau disponibilitatea. Dacă dezactivezi Send quotes for confirmation și lași activ Make orders from quotes, oferta devine direct comandă, iar clientul primește doar comanda.

Ce atașamente poate citi Sales Order Agent?

Fișiere PDF, PNG și JPG. Din iulie 2026, PDF-urile pot avea până la 50 de pagini, cu o limită cumulată de aproximativ 150.000 de caractere pentru toate atașamentele dintr-un email. Când un atașament este ignorat, motivul apare pe pagina Attachments.

Ce se întâmplă când se termină Copilot Credits?

Agentul nu mai preia emailuri noi, dar rămâne activ. Când creditele revin, procesează automat tot ce s-a adunat, ceea ce poate consuma rapid creditele noi. Setează o limită zilnică de emailuri (implicit 100) și dezactivează agentul dacă nu vrei această recuperare automată.

Vrei ca Sales Order Agent să lucreze pe emailurile tale reale de comandă? Configurăm căsuțele, curățăm datele de contact și de articol de care depinde agentul și setăm unul sau mai mulți agenți pe echipe. Contactează-ne sau vezi serviciile noastre de implementare Business Central.